CONTENU
- Objectif
- Champ d’application
- Dispositions générales
- Collecte, utilisation et divulgation d’informations à caractère personnel
- Consentement
- Accès, correction et sauvegarde de vos données personnelles
- Procédure de traitement des incidents de sécurité
1. Objectif
Le Centre d’aide et de référence SSARC engage à protéger les renseignements personnels de ses clients et d’autres parties externes conformément à la loi 25 du Québec – Loi visant à moderniser les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels sont tous les renseignements concernant une personne identifiable.
L’objectif décrit les normes relatives à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au consentement et à la protection des renseignements personnels, conformément aux exigences légales et à d’autres politiques internes.
2. Champ d’application
Cette politique s’applique à tous les employés, tiers et bénévoles (y compris le conseil d’administration de l’SSARC).
3. Dispositions générales
- La collecte d’informations personnelles par SSARC est effectuée de manière transparente avec le consentement libre et éclairé de l’utilisateur et uniquement dans les cas où les informations collectées sont nécessaires pour fournir le service souhaité.
- Les informations personnelles ne sont utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et ne seront pas divulguées sans autorisation ou utilisées à des fins personnelles ;
- L’accès aux informations personnelles n’est accordé qu’en cas de nécessité absolue pour l’exercice des fonctions de l’employé. Les personnes ayant accès aux informations personnelles sont les suivantes : les coordonnateurs de programme (pour les responsabilités qui leur sont attribuées) et, de manière générale, le gestionnaire de programme.
- Les personnes peuvent accéder à leurs données personnelles à tout moment et être informées de leur droit de contester toute information ou de demander sa suppression.
- Les violations de la confidentialité des données seront traitées sans délai et conformément à la procédure interne relative aux incidents de sécurité, tout en préservant la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles.
4. Collecte, utilisation et divulgation des informations personnelles
Selon le service offert, SSARC peut recueillir et conserver les informations suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone, âge et sexe. En outre, des informations relatives aux activités culturelles, aux loisirs et à la situation familiale peuvent également être collectées et conservées.
Notre personnel et nos consultants ont la responsabilité de protéger la confidentialité des informations personnelles dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et sont tenus d’adhérer aux politiques de confidentialité et de protection des données.
L’SSARC fait un usage intensif des technologies de l’information pour soutenir ses processus. Toutes les informations personnelles et confidentielles collectées sont conservées dans un environnement sécurisé et notre équipe administrative en gère l’accès. Nous utilisons un système de gestion des mots de passe qui nous permet de les rendre facilement complexes et de les changer régulièrement. Lorsqu’un service le permet, nous activons l’authentification multifactorielle pour accéder à ce service. Les versions physiques des documents que nous stockons sont conservées en permanence dans des salles et des classeurs fermés à clé. Seuls certains membres de l’administration peuvent avoir accès à la consultation d’un document.
Nous appliquons rigoureusement les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations personnelles. Toutefois, aucune méthode de transmission sur Internet, ni aucun moyen de stockage électronique, n’est sûr à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des informations qui nous sont transmises ou fournies, et les personnes le font à leurs propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que ces informations ne seront pas consultées, obtenues, divulguées, modifiées ou détruites à la suite d’une violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.
L’accès à nos fiches d’inscription aux activités et à nos registres de soutien individuel est également réservé à des membres spécifiques de l’équipe. Les informations sont utilisées à des fins de suivi par l’équipe de gestion.
Nous créons une sauvegarde mensuelle de nos listes de membres et d’inscriptions qui sera conservée pendant 7 ans dans un endroit accessible uniquement à l’équipe de gestion et d’administration.
Le travail de l’SSARC, qui consiste à améliorer l’accès aux services de santé, sociaux et éducatifs de nos communautés, est positivement influencé par l’augmentation du nombre de nos membres et de la participation à nos programmes. Nous recueillons les informations personnelles de nos membres et participants pour deux raisons principales.
Tout d’abord, l’SSARC s’adresse directement aux membres de la communauté pour promouvoir ses services et ses programmes. Cette communication se fait par le biais d’une liste de diffusion et de publication sur les médias sociaux. Nous fournissons un soutien individuel par le biais de la sensibilisation et de l’orientation, généralement par téléphone et par courrier électronique. Les membres de l’équipe ARC proposent également des activités qui s’adressent à une population cible. Les formulaires d’inscription aux activités sont utilisés pour collecter les informations personnelles des participants, ce qui nous permet de nous assurer que les participants remplissent les critères d’inscription et de communiquer directement des informations pertinentes sur le programme.
Deuxièmement, SSARC utilise régulièrement des données démographiques telles que l’âge, le sexe et le lieu de résidence pour encourager les bailleurs de fonds et les partenaires à collaborer à la création et à l’amélioration des services dans la région de la Montérégie. ARC est, en fait, contractuellement obligé de rapporter les données de participation des membres et des activités à une variété de bailleurs de fonds afin de continuer à recevoir des subventions qui soutiennent notre programmation. Les informations démographiques que nous partageons avec des tiers sont par défaut dissociées des informations personnelles permettant d’identifier un individu.
L’accès à notre base de données des membres est limité à l’équipe de direction et à l’équipe administrative chargée de gérer notre service web d’adhésion. Cela comprend la collecte et le stockage des informations personnelles ainsi que les enregistrements des paiements. Le paiement des cotisations s’effectue également par l’intermédiaire d’un service web intégré. Les informations relatives aux méthodes de paiement ne sont pas collectées.
5. Consentement
La collecte d’informations par SSARC est effectuée de manière transparente avec le consentement libre et éclairé de l’utilisateur et uniquement dans les cas où les informations collectées sont nécessaires pour fournir le service souhaité. Conformément aux lois applicables, lors de la collecte d’informations personnelles et confidentielles, SSARC indique clairement les raisons pour lesquelles elles sont collectées et demande le consentement de l’utilisateur pour leur utilisation. L’SSARC demandera un nouveau consentement pour utiliser à d’autres fins des informations précédemment collectées.
Certains services ou activités de l’SSARC peuvent être destinés à des mineurs. Dans ce cas, les informations personnelles sont collectées avec le consentement des parents ou du tuteur de l’enfant. Les informations personnelles peuvent être collectées au moyen de formulaires, du site web, d’entretiens téléphoniques, d’enquêtes d’opinion ou de questionnaires.
6. Accès, correction et sauvegarde de vos informations personnelles
SSARC s’engage à respecter vos droits en ce qui concerne vos informations, sauf disposition contraire de la loi. Vous pouvez à tout moment
- Accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Rectifier les informations personnelles inexactes ou incomplètes que nous détenons à votre sujet.
- Modifier les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, par exemple à la suite d’un changement de votre situation personnelle ou d’un changement d’adresse.
- Demander que nous cessions de diffuser vos informations personnelles ou que nous désindexions tout lien hypertexte attaché à votre nom donnant accès aux informations si cette diffusion vous cause un préjudice ou contrevient à la loi ou à une décision de justice (droit à l’effacement ou à l’oubli).
- Demande de suppression de toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet dans notre base de données et autres systèmes.
Pour procéder à l’une de ces demandes, veuillez envoyer un courriel à [email protected] ou téléphoner au (514) 605-9500.
Votre demande doit être suffisamment détaillée pour nous permettre d’identifier les documents ou autres supports contenant les informations personnelles auxquelles vous souhaitez avoir accès. Il se peut que nous devions valider votre identité et la raison de votre demande.
7. Processus de traitement des incidents de sécurité (violations de la confidentialité des données)
ARC s’engage à informer les utilisateurs de tout incident affectant la protection des informations personnelles dans les meilleurs délais. Nous prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et pour empêcher que des incidents similaires ne se produisent à l’avenir.
Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez nous contacter par courriel à [email protected]ou par téléphone au (514) 605-9500.
Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant la présente politique ou son application, n’hésitez pas à nous contacter par courriel à [email protected]ou à composer le (514) 605-9500.
Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse que vous recevez, vous pouvez contacter le responsable du programme ARC par écrit à l’adresse [email protected].
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information :
